Keypoint Ticketing is er gekomen puur op vraag van de syndicus. We zijn vertrokken vanuit een aantal pijnpunten. Enerzijds had de syndicus geen handige tool om op een uniforme manier vragen van mede-eigenaars af te handelen. Anderzijds beschikte de syndicus niet over een overzicht van alle tickets over alle gebouwbeheerders heen. Hier is Keypoint mee aan de slag gegaan om uiteindelijk een tool te ontwikkelen die het leven voor de syndicus inzake gebouwbeheer veel makkelijker maakt.

Keypoint heeft ook een synchronisatie met Organimmo en Syndesk. Op deze manier halen wij gemakkelijk gegevens op vanuit uw beheerpakket. Gegevens zoals naam + adres van het gebouw, mede-eigenaars, contactgegevens van de mede-eigenaars zijn cruciaal voor de werking van onze Ticketing. Via onze koppeling kan dit zeer gemakkelijk en efficiënt worden overgezet naar Keypoint.

Hieronder twee testimonials van syndici die voor ons alvast de Ticketing uitgeprobeerd hebben. Het doel van deze blog is om Keypoint Ticketing door de ogen van een zaakvoerder van een syndicus te bekijken maar ook door de ogen van iemand die er dagelijks mee werkt. Wij danken alvast Dave Vanexem (zaakvoerder van Immo Eecke) en Baptiste Cobbe (gebouwbeheerder bij Immo Pouille).


Immo Eecke over Keypoint Ticketing

Al reeds een lange tijd werkt Immo Eecke met het Keypoint Connect platform. Dave Vanexem van Immo Eecke gaf alvast met veel plezier zijn mening.

Wat zijn op vandaag de grootste voordelen bij het gebruik van Keypoint Ticketing?

Dave: Nu dat ik Keypoint Ticketing gebruik kan ik een globaal overzicht behouden over alle lopende meldingen en taken per gebouw en ook per gebouwbeheerder. Doordat je je werk meer kan plannen met taken heb je ook een beter overzicht over je werkdrukte. Het rapportage systeem zorgt ook voor nieuwe inzichten, we kunnen deze rapporten meenemen naar algemene vergaderingen om zo te bespreken wat we kunnen veranderen en behouden.

Hoeveel efficiënter werken jullie dankzij Keypoint Ticketing?

Dave: Vroeger hielden we alles bij op verschillende manieren waardoor je vaak het overzicht kwijt was. Doordat iedereen nu op de dezelfde manier werkt kan je gemakkelijk een ticket verder opvolgen want iedere stap wordt digitaal bijgehouden. Ik zie het ook als de rechterhand of secretaresse van de gebouwbeheerder die bijhoudt wanneer wat moet gebeuren.

Zou je nog zonder Keypoint Ticketing kunnen werken?

Dave: Neen, ik zou het niet meer kunnen. Keypoint Ticketing is voor mij onmisbaar geworden. Dankzij Keypoint hebben wij ingezien dat onze vorige manier van werken niet meer van deze tijd is en dat we dringend moesten veranderen. Nu zouden we absoluut niet meer zonder Keypoint kunnen.

Doet Keypoint Ticketing wat ze beloofd hebben?

Dave: Ja, eerlijkheidshalve moet ik meedelen dat deze manier van werken in het begin tijd en aanpassingen vraagt maar het werpt zeker zijn vruchten af naar de toekomst toe. Ik zou het systeem alleen maar kunnen aanraden!

Immo Pouille over Keypoint Ticketing

Wat zijn op vandaag de grootste voordelen bij het gebruik van ‘Keypoint Ticketing’?

Baptiste: We hebben een veel beter inzicht en overzicht in de lopende meldingen + status ervan tijdens het dagdagelijkse beheer van de residenties. De Ticketing creëert een uniformiteit in het verwerken van deze meldingen en worden centraal beheerd. Iedere medewerker kan de status meteen opvragen en ook een ticket die hij/zij zelf niet beheerd inkijken en zo een mede-eigenaar te woord staan. Zo kan hij/zij de laatste acties communiceren in een bepaald ticket/dossier.

De integratie van uw mailbox in het ticketingsysteem zorgt voor een snelle conversie van een inkomende melding tot een ticket. Alle verdere communicatie wordt dan ook in het ticket bewaard. Dit zorgt naast een goede opvolging ook voor een handige archivering van alle communicatie.

Ook de feature om statistieken van dossiers en tickets per gebouw te maken, is een zeer handige tool om uw rentabiliteit van een gebouw te analyseren.

Bekijk op het einde van dit artikel een voorbeeld van de rapportage.

Hoeveel efficiënter werken jullie dankzij ‘Keypoint Ticketing’?

Baptiste: Het stroomlijnen van de meldingen geeft ons de mogelijkheid om veel efficiënter klanten te woord te staan. Er moet minder teruggebeld worden naar klanten of intern doorgeschakeld/doorgemaild worden om later een klant een update te geven.

Dossiers worden ook beter opgevolgd, gezien het centrale beheer van de tickets. Je krijgt een handig overzicht van je openstaande taken en de uiterlijke afwerkingsdatum. Dat zorgt er voor dat tickets efficiënt opgevolgd en afgewerkt worden. Taken of tickets kunnen ook gemakkelijk naar een collega doorgestuurd worden, waardoor ook het spreiden van opdrachten en werklast efficiënter verloopt.

Zou je nog zonder Keypoint Ticketing kunnen werken + waarom wel/niet?

Baptiste: In alle eerlijkheid werken we nog niet lang genoeg met het systeem om hier een volledig antwoord op te geven. Maar in de korte tijd dat we er mee werken, heeft het alvast zijn positieve punten al bewezen. Zowel aan ons eigen team als de mede-eigenaars.

Doet Keypoint Ticketing wat ze beloofd hebben + motiveer?

Baptiste: Op heden zeg ik zeker ja. Keypoint heeft het eerste ticketingsysteem ontworpen waarvan wij merken dat het gemaakt is vanuit de optiek van een syndicus en geen software of tool die is aangepast aan de noden van een syndicus.

Rap ticketing v2
Image 2017 12 02 1
Geschreven door Jonathan Goderis

info@keypoint.be