Keypoint Connect — Ticketing

Keypoint Ticketsysteem: Dé online applicatie om uw dagelijks gebouwbeheer te optimaliseren

Het 'Keypoint Ticketsysteem' is een handige tool die syndici en property managers toelaat om eenvoudig tickets aan te maken en deze op een overzichtelijke manier op te volgen. Zo kan u uw dagdagelijks beheer moeiteloos in goede banen leiden en genieten van efficiëntiewinst.

The perfect workflow: Efficiënt tickets aanmaken, plannen en toewijzen

Als syndicus of property manager bent u het centrale aanspreekpunt voor de gebouwen waar u verantwoordelijk voor bent, wat geregeld een grote toestroom van vragen en problemen betekent. Als u deze opmerkingen niet meteen kan verwerken, gaat er vaak cruciale informatie verloren en kan u minder efficiënt te werk gaan. Dankzij het 'Keypoint Ticketsysteem' behoort deze werkwijze gelukkig tot het verleden.

“Het ticketsysteem van Keypoint is een handige tool die u toelaat om alle input en vragen van mede-eigenaars te verwerken terwijl u aan het werk bent.”

Dankzij onze tool kan u snel en gemakkelijk een ticket ter plaatse aanmaken, alles correct documenteren en meteen toewijzen aan de persoon - of personen - die het probleem in kwestie moet oplossen, met de bijhorende deadlines. Zo spaart u heel wat tijd uit tijdens het plannen en kan u eenvoudig prioriteiten stellen aan de hand van kleurencodes. Bovendien behoudt u steeds een goed overzicht over alle openstaande tickets en beschikt de zaakvoerder over een centraal overzicht m.b.t. de efficiëntie van de beheerders en hun workload.

Clear overview: Altijd en overal up-to-date zijn en realtime informatie raadplegen

De online applicatie presenteert alle informatie in het ticket op een duidelijke manier. Dit gebeurt aan de hand van een overzichtelijke tijdslijn met logboek, waar u alle ondernomen stappen, de documenten, de berichten en de stand van zaken kan raadplegen. Op deze manier bent u steeds up-to-date en heeft u alle informatie bij de hand, waar u ook bent.

“Dankzij Keypoint beschikt u over een handig overzicht van de lopende zaken per gebouw of gebouwbeheerder”

Daarnaast bieden we een interessante rapportering in de vorm van cirkeldiagrammen en grafieken:

Tickets per dossierbeheerder
Tickets per gebouw
Tickets per aanvrager
Tickets per type
Aantal gehaalde deadlines
Aantal (on)afgewerkte taken
Open tickets per gebruiker
Vergelijking van verschillende periodes
…

“Dankzij Keypoint weet u perfect hoe efficiënt het beheer is en hoe rendabel uw gebouwen zijn.”

Keypoint is compatible: Switchen tussen verschillende tools is verleden tijd

Het 'Keypoint Ticketsysteem' is compatibel met beheerpakketten voor syndici zoals 'Organimmo', 'Syndesk' & 'Open Syndic'. Het systeem zorgt ervoor dat u alle informatie en communicatie omtrent lopende zaken, claims en kluswerken kan centraliseren op 1 digitaal platform en zo de nodige gegevens in enkele clicks terug kan vinden. De noodzakelijke informatie (zoals VME’s en mede-eigenaars) worden via API uit het beheerpakket ingelezen.

Geen vervelende switch meer tussen verschillende programma’s dus, waardoor u heel wat tijd en werk kan uitsparen. Maar, ook als u met andere beheersoftware werkt, is er geen probleem. In dat geval zorgen wij voor een eenmalige import van alle gegevens.

Communication is key: vlot communiceren

Het ticketsysteem garandeert een vlotte en overzichtelijke communicatie waarbij een persoonlijke aanpak centraal staat, wat resulteert in een groot voordeel voor de syndicus of property manager.

“In enkele clicks kan u uw mede-eigenaars de status van hun ticket meedelen”

Onder communicatie verstaan we trouwens interne én externe communicatie, via e-mail en sms. Daarnaast kan u per ticket ook gemakkelijk aangeven wie de betrokken partijen zijn en welke informatie voor wie zichtbaar mag zijn. Zo kan u in enkele clicks zorgen voor een volledig transparante communicatie met uw werknemers, externe partijen en eigenaars.

Uitbreiding: QR-Code functionaliteit

Wenst u als syndicus of property manager tijdens het optimalisatieproces van uw dagelijks beheer nog een extra stap vooruit te zetten? Dan bent u bij Keypoint aan het juiste adres!

In april 2022 lanceert Keypoint namelijk een uibreiding van haar ticketsysteem in de vorm van een gekoppelde QR-code functionaliteit.

Werkwijze: Hoe gaat het in zijn werk?

Elke Keypoint-klant die gebruik maakt van het ticketsysteem heeft de mogelijkheid om Keypoint-tokens aan te kopen in de vorm van unieke QR-codes. Deze QR-codes kunnen in een volgende fase geïntegreerd worden op het verplichte informatiebordje in de residentie, waardoor mede-eigenaars gemakkelijk een probleem kunnen melden aan de hand van de volgende stappen:

De mede-eigenaar scant de QR-code en komt op een gepersonaliseerde pagina van het gebouw terecht, waar hij de lopende aanvragen kan zien en een nieuwe melding kan registreren.
De mede-eigenaar maakt een melding en voegt een afbeelding toe.
De mede-eigenaar verzendt de melding.

Vervolgens komt de melding als een ticket binnen in het ticketsysteem van de syndicus waar een medewerker het probleem van A tot Z kan afhandelen.

Wat zijn de voordelen van deze uitbreiding?

Dankzij de QR-code functionaliteit heeft uw kantoor eindelijk een oplossing gevonden om meldingen van mede-eigenaars te kanaliseren. Het feit dat problemen binnenkomen via mail, via telefoon, op bureau of op een algemene vergadering, zorgt ervoor dat het voor uw medewerkers moeilijk blijft om door het bos de bomen nog te zien, wat dan weer ten koste gaat van de efficiëntie.

Met de QR-code functionaliteit is dit echter volledig verleden tijd, net doordat deze functionaliteit u de mogelijkheid geeft om, naast het ontvangstproces voor uw kantoor, ook het meldingsproces voor mede-eigenaars te vergemakkelijken.

Een ideale werkwijze voor beide partijen dus!

Bovendien stelt u zich als syndicus ook innoverend op naar uw mede-eigenaars toe door telkens op zoek te gaan naar de laatste nieuwe ontwikkelingen.