Politique de confidentialité

QUI SOMMES-NOUS ?

Nous sommes Keypoint situés à l'adresse Nieuwpoortsesteenweg 104 8470 Gistel Belgique et avec le numéro d'entreprise 0674.440.604.

Nous attachons de l'importance à votre vie privée et chaque fois que nous traitons vos données personnelles, nous le faisons conformément aux dispositions du RGPD (Règlement général sur la protection des données) et les lois nationales relatives au traitement des données à caractère personnel.

Les lois sur la protection de la vie privée nous obligent à rendre accessibles pour vous les informations que nous communiquons dans la présente déclaration de confidentialité. La présente déclaration de confidentialité précise les mesures que nous prenons pour protéger votre vie privée lorsque vous utilisez nos services ou nos produits, ainsi que les droits dont vous disposez.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel, nous sommes dans la plupart des cas « contrôleur ». Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement. En achetant nos services et/ou produits, vous acceptez que nous puissions collecter et traiter certaines données personnelles vous concernant conformément à l'objectif décrit dans notre déclaration de confidentialité. Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration.

Tijs Corneillie est notre coordinateur de la protection de la vie privée et peut être contacté à l'adresse info@keypoint.be pour toute question ou pour exercer vos droits. Il est possible que cette déclaration soit modifiée à l'avenir. Nous vous demandons donc de consulter régulièrement la politique de confidentialité.

LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

On entend par données à caractère personnel toute information concernant une personne et permettant de l'identifier. Il ne s'agit pas des données dont l'identité a été supprimée (données anonymes). Nous essayons de collecter le moins de données personnelles possible pour atteindre nos objectifs.

Nous nous conformons aux lois sur la protection des données qui exigent que les données personnelles que nous traitons à votre sujet:

• Soient collectées uniquement à des fins valables dont nous vous avons informé.
• Soient utilisées de manière licite, loyale et transparente et donc de manière adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• Soient exactes et mises à jour si nécessaire, sans conservation plus longue que nécessaire aux fins que nous vous avons indiquées et soient traitées en toute sécurité.

Nous pouvons vous demander certaines informations pour vous permettre d'acheter ou d'utiliser nos biens ou services. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre coordinateur de la protection de la vie privée.

Plus précisément, nous collecterons tout ou partie des éléments d'information suivants :

• Adresse
• Aperçu de paiement, compte clients
• Date et heure
• Données d'identification électronique
• Adresse électronique
• Données d'enquête
• Cookies essentiels
• Photos/images
• Signature
• Contenu de la correspondance
• Dossier clients
• Localisation du bien
• Nom du client
• Numéro de la police d'assurance
• Circonstances de la demande/affaire
• Langue(s)
• Numéro de téléphone
• Autorisation
• Détails de l'assurance

Nous comptons sur vous pour nous fournir des données correctes. Veuillez nous informer de tout changement de données afin que nous puissions les mettre à jour.

Le traitement des données doit nous permettre de fournir nos services et produits, d'améliorer continuellement les services et produits qui vous sont proposés et de les adapter à vos besoins. Plus précisément, nous effectuons les opérations de traitement suivantes :

Rendez-vous avec les clients

Description : Enregistrement des rendez-vous des clients sur papier ou sur ordinateur Objectif : Gestion des disponibilités/du calendrier

Base juridique : Contrat

Période de conservation : À partir de la fin du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à une action en justice

Éléments de données : Nom du client, date et heure, adresse électronique, adresse, numéro de téléphone Les données sont traitées au sein de l'UE

Préparation et traitement des dossiers clients

Description : Préparation d'un dossier client et son traitement. Objectif : Fournir les services au client

Base juridique : Contrat

Période de conservation : À partir de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et/ou la période pertinente pour une action en justice

Éléments de données : Langue(s), Détails de l'assurance, Photographies/images, Nom du client, Circonstances de la réclamation/affaire, Dossier des clients, Date et heure, Contenu de la correspondance,

Localisation du bien, Signature, Détails de l'enquête, Numéro de la police d'assurance, Adresse électronique, Adresse, Numéro de téléphone

Les données sont traitées au sein de l'UE

Soutien à la clientèle

Description : Recevoir et traiter les demandes et les réclamations des clients Objectif : Assurer la résolution des problèmes et le fonctionnement optimal de l'entreprise

Base juridique : Contrat

Période de conservation : À partir de la fin du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à une action en justice

Éléments de données : Langue(s), Détails de l'assurance, Photographies/images, Nom du client, Circonstances de la réclamation/affaire, Dossier des clients, Date et heure, Contenu de la correspondance,

Localisation du bien, Signature, Détails de l'enquête, Numéro de la police d'assurance, Adresse électronique, Adresse, Numéro de téléphone

Les données sont traitées au sein de l'UE

Livraison de biens et/ou de services

Description : Vente et/ou fourniture de biens ou de services aux clients

Objectif : Garantir la livraison correcte des biens et/ou des services, permettre le suivi et la traçabilité et le retour d'information

Base juridique : Contrat

Période de conservation : À partir de la résiliation du contrat, conservation pendant la période légale et/ou la période pertinente pour une action en justice

Éléments de données : Nom du client, Circonstances de la demande/du dossier, Adresse électronique, Adresse, Numéro de téléphone

Les données sont traitées au sein de l'UE

Communication avec les clients

Description : Communication avec les clients sur papier ou sous forme électronique Objectif : Assurer un bon service à la clientèle

Base juridique : Contrat

Période de conservation : À partir de la fin du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à une action en justice

Éléments de données : Données d'assurance, Nom du client, Contenu de la correspondance, Adresse électronique, Numéro de téléphone

Les données sont traitées au sein de l'UE

Facturation des clients et comptabilité

Description : Calcul de la redevance ou de l'indemnité due, gestion de la facturation et obtention du paiement

Objectif : Assurer un paiement correct Base juridique : Contrat

Période de conservation : À partir de la fin du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à une action en justice

Éléments de données : Nom du client, Historique des paiements, compte client, Adresse Les données sont traitées au sein de l'UE

Site web de l'entreprise

Description : Site web de l'entreprise qui peut être consulté par des clients, des prospects et toutes sortes de tiers

Objectif : Information des clients et des prospects Base juridique : Intérêt justifié

Période de conservation : À partir de la fin du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à une action en justice

Éléments de données : Langue(s), Données relatives aux assurances, Photos/images, Données

d'identification électronique, Cookies essentiels, Nom du client, Circonstances de la réclamation/du dossier, Dossier des clients, Date et heure, Contenu de la correspondance, Localisation du bien

immobilier,

Signature, Détails de l'enquête, Numéro de la police d'assurance, Adresse électronique, Adresse, Numéro de téléphone

Les données sont traitées au sein de l'UE

Prospection de la clientèle

Description : Gestion des informations sur les prospects

Objectif : Communiquer des biens et des services à des clients potentiels Base juridique : Intérêt justifié

Période de conservation : Tous les prospects non convertis en clients seront supprimés après 2 ans

Éléments de données : Nom du client Les données sont traitées au sein de l'UE

Lettre d'information/promotion

Description : Tenir les clients informés de ce que l'entreprise a à offrir Objectif : Tant que l'utilisateur reste abonné à la lettre d'information

Base juridique : Intérêt justifié

Période de conservation : À partir de la fin du contrat, conservation pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à une action en justice

Éléments de données : Nom du client, Consentement, Adresse électronique Les données sont traitées au sein de l'UE

Dans ces opérations de traitement, nous sommes le responsable du traitement des données. Si vous avez donné votre consentement pour un traitement particulier, vous avez toujours le droit de le retirer.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient traitées, veuillez nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle entre nous est possible et s'il vous est
possible de continuer à utiliser nos biens et/ou nos services.

Nous traitons également des données provenant de fournisseurs. Lorsque nous collectons, traitons et collectons des informations concernant nos fournisseurs, nous voulons nous assurer que nous ne collectons, traitons et stockons que les données dont nous avons réellement besoin et que nous sommes autorisés à traiter de cette manière. Dans le cadre de nos relations avec nos fournisseurs, nous collectons, traitons et conservons généralement le nom, l'adresse électronique professionnelle et le numéro de téléphone professionnel de la (des) personne(s) qui communique(nt) avec nous. Nous collectons, traitons et stockons également le numéro de TVA de nos fournisseurs. Si nous mettons à disposition des véhicules de nos fournisseurs un parking ou des autorisons d'accès à nos locaux, nous pouvons collecter, traiter et stocker le numéro d'immatriculation et les données temporelles de la visite si cela est nécessaire pour des raisons d'organisation ou de sécurité. La base juridique du traitement des données personnelles est la conclusion et l'exécution d'un contrat. Nous utilisons des mesures de sécurité qui sont fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures normes de l'industrie. Nous conservons les données pendant le délai de prescription et/ou les délais de prescription relatifs à l'action en justice.

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EN VOTRE NOM

En raison de la nature spécifique de notre relation, il est peu probable que vous nous permettiez de traiter les données à caractère personnel d'autres personnes. Dans le cas exceptionnel où cela se produit, nous sommes le sous-traitant et vous êtes le responsable du traitement des données. Nous suivrons ensuite vos instructions pour le traitement, la sous-traitance éventuelle, le sort des données à la fin du contrat et le transfert éventuel des données. Nous prendrons donc les mesures de sécurité nécessaires et vous aiderons à respecter vos obligations au titre du RGPD.

PARTAGE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous pouvons être amenés à travailler avec des tiers pour fournir certains services ou produits, tels que des partenaires informatiques, des partenaires d'assurance, des partenaires comptables, des conseillers juridiques. Plus précisément, nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec ces partenaires :

• Entretien et réparation

Objectif : Exécution de l'accord avec le client Base juridique : Contrat

Éléments de données : Nom du client, Adresse électronique, Numéro de téléphone, Coordonnées de l'assurance, Photos/images, Adresse, Date et heure, Localisation du bien, Circonstances de la réclamation/du dossier

Les données sont traitées au sein de l'UE

(Contactez-nous pour plus d'infos) reçoit les données

• Gestion d'entreprise - Logiciel Objectif : Gestion correcte de l'entreprise

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom de l'employé, Nom du client, Dossier clients, Adresse électronique

Les données sont traitées au sein de l'UE

Microsoft Ireland Operations Limited reçoit les données

• Gestion d'entreprise - Logiciel Objectif : Gestion correcte de l'entreprise

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom de l'employé, Nom du client, Dossier clients, Numéro de TVA, Adresse électronique, Adresse

Les données sont traitées au sein de UE Teamleader NV reçoit les données

• Partenaire d'assistance Chat & Help

Objectif : Fournir un service de chat et d'assistance professionnel Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Données d'identification électronique, Cookies de tiers, Contenu de la correspondance

Les données sont traitées au sein de l'UE Freshworks Technologies BV reçoit les données

• Service de distribution de SMS

Objectif : Envoi de notifications par SMS Base juridique : Obligation légale

Éléments de données : Contenu de la correspondance, Numéro de téléphone Les données sont traitées au sein de l'UE

Spryng BV reçoit les données

• Assistance juridique

Objectif : Fournir des conseils et une assistance juridiques Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom du client, Circonstances de la réclamation/du dossier Les données sont traitées au sein de l'UE

• Analyse du site web et statistiques sur les visiteurs par l'intermédiaire du partenaire Objectif : Mesurer et analyser l'efficacité du site web

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Cookies de tiers, Date et heure, Cookies de performance

Les données sont traitées en dehors de l'UE

Google Ireland Limited reçoit les données

• Plate-forme de gestion des ressources humaines Objectif : Soutien aux RH

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom de l'employé, Date de naissance/Âge, Lieu de naissance, Compte bancaire, Détails de la rémunération, Diplômes, Congés, État civil, Sexe, Composition familiale, Numéro national, Numéro de registre national..., Nom de la partie concernée, Fonction de l'entreprise, Adresse électronique, Adresse.

Les données sont traitées au sein de l'UE Officient.io reçoit les données

• Salaires et rémunérations des employés

Objectif : Assurer une rémunération adéquate de toutes les parties prenantes de l'entreprise Base juridique : Obligation légale

Éléments de données : Compte bancaire, Nom de l'employé, Présence au travail, Adresse du domicile, Date d'embauche, État civil, Jours de congé de maladie, Détails du salaire et de la rémunération,

Date de naissance/Âge, Congés/vacances Les données sont traitées au sein de l'UE

• Online Learning Platform Objectif : Support Learning goals

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom de l'employé, Nom de la partie concernée, Préférences de profil, Adresse électronique

Les données sont traitées en dehors de l'UE

• Comptabilité

Objectif : Assurer une comptabilité correcte et/ou des déclarations fiscales et de TVA correctes Base juridique : Obligation légale

Éléments de données : Nom de l'employé, Adresse du domicile, Nom du client, Nom de la partie concernée, Numéro de TVA, Relevé de paiement, Compte clients, Adresse de l'entreprise

Les données sont traitées au sein de l'UE

• Réseaux sociaux - Linkedin

Objectif : Promotion de l'entreprise et des services Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom de l'employé, Photos/images, Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Date et heure

Les données sont traitées en dehors de l'UE

LinkedIn Ireland Unlimited Company reçoit les données

• Réseaux sociaux - Facebook/Instagram Objectif : Promotion de l'entreprise et des services

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Photos/images, Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Date et heure

Les données sont traitées en dehors de l'UE

META PLATFORMS IRELAND LIMITED (ex-Facebook) reçoit les données

• Réseaux sociaux - Twitter

Objectif : Promotion de l'entreprise et des services Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Données d'identification électronique, Données de localisation électronique, Date et heure,

Nom d'utilisateur

Les données sont traitées en dehors de l'UE

Twitter International Company reçoit les données

• Enquête/Logiciel d'enquête Objectif : Enquête en ligne

Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom du client, Contenu de la correspondance, Adresse électronique Les données sont traitées en dehors de l'UE

Google Ireland Limited reçoit les données

• Plate-forme marketing - Mailchimp

Objectif : Promotion de l'entreprise et des services Base juridique : Intérêt justifié

Éléments de données : Nom du client, Cookies de tiers, Adresse électronique Les données sont traitées en dehors de l'UE

The Rocket Science Group LLC (Mailchimp) reçoit les données

Ces tiers agissent généralement en tant que responsables du traitement des données. Veuillez noter que

les plateformes de réseaux sociaux, les plateformes commerciales et les partenaires commerciaux permanents sont souvent considérés comme des contrôleurs conjoints.

Si vous participez à une conversation, une réunion, une conférence,... en ligne, sachez que toutes les données que vous partagez seront visibles et/ou audibles par les autres participants. Gardez cela à l'esprit avant de partager vos données personnelles, vidéo, audio ou autres.

Si vous vous opposez au partage de vos données, nous vous demandons de nous contacter afin que nous puissions évaluer ensemble si une relation contractuelle entre nous est possible et si vous pouvez continuer à utiliser nos services et/ou nos biens.

Veuillez noter que nous pouvons être légalement obligés de traiter certaines données et éventuellement de les transmettre aux autorités compétentes. Étant donné qu'il s'agit d'une

obligation légale, vous ne pouvez pas vous opposer à ce transfert.

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Nous tenons à ce que vos données personnelles restent sûres et confidentielles et nous avons mis en place

des procédures de sécurité pour éviter la perte, l'utilisation abusive ou l'altération de ces données à caractère personnel. Ces procédures sont fonctionnellement et techniquement conformes aux meilleures normes de l'industrie.

SITE WEB ET COOKIES

Lorsque vous visitez notre site web, des cookies peuvent être stockés sur votre ordinateur. Ils contribuent à faciliter la visite du site web et à améliorer votre expérience. Lorsque vous consultez notre site web, vous recevez des informations sur les cookies que nous utilisons et nous vous demandons d'y consentir. Chaque fois que vous consultez notre site web, le serveur web traite automatiquement l'adresse IP et/ou votre nom de domaine. Nous pouvons publier des liens vers des sites web détenus et exploités par d'autres. En cliquant sur un tel lien, vous serez dirigé vers un autre site web. Assurez-vous toujours de lire et de comprendre la déclaration de confidentialité de cet autre site web, car elle peut différer de la nôtre. Si vous ne vous sentez pas en confiance ou si vous n'êtes pas d'accord avec la déclaration de confidentialité, nous vous conseillons de quitter immédiatement le site web en question.

RÉSEAUX SOCIAUX

Si vous utilisez les fonctions des réseaux sociaux telles que les boutons « J'aime » ou « Partager » qui peuvent se trouver sur notre site web, ou si vous consultez notre page de réseaux sociaux, sachez que vos données à caractère personnel seront traitées par la plateforme de réseaux sociaux. Dans le cadre de ce traitement, le régulateur européen nous considère, nous et la plateforme de réseaux sociaux comme partenaires responsables du traitement des données, ce qui signifie que nous déterminons ensemble pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont traitées. La manière dont nous traitons vos données personnelles est décrite dans la présente déclaration de confidentialité. Des informations sur le traitement par la plateforme de réseaux sociaux concernée sont disponibles dans leur déclaration de confidentialité. Nous vous demandons de vérifier la déclaration de confidentialité de la plateforme de réseaux sociaux avant de consulter les éléments de réseaux sociaux sur notre page ou notre page sur la plateforme de médias sociaux. Lorsque nous organisons un événement tel qu'un événement de mise en réseau, un événement d'ouverture, une première, etc, des photographes ou des vidéastes peuvent être présents. Les photos et les vidéos qu'ils prennent sont destinées à être utilisées dans des documents de marketing et/ou publiées sur nos pages de réseaux sociaux. Si vous n'êtes pas le sujet principal de ces documents, la directive de l'autorité chargée de la protection des données stipule que votre consentement explicite au titre du RGPD n'est pas nécessaire. Toutefois, si vous vous opposez à l'utilisation du matériel sur lequel vous êtes représenté, veuillez nous le faire savoir.

EXERCICE DE VOS DROITS

Conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) , vous avez le droit de :

• Demander l'accès à vos données personnelles (droit de regard de la personne concernée). Recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de corriger les informations incomplètes ou incorrectes que nous conservons à votre sujet.
• Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer toutes vos données personnelles lorsqu'il n'y a plus de raison valable de les mettre à jour. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer vos données personnelles si vous avez exercé votre droit d'opposition à un traitement particulier (voir ci-dessous).

• Vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous invoquons notre intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et, dans l'intérêt de votre vie privée, vous souhaitez vous opposer au traitement sur cette base. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

• Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple lorsque vous avez des questions sur l'exactitude des données ou la raison du traitement.
• Révoquer à tout moment votre consentement au traitement.
• Ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.

• Obtenir vos données dans un format structuré, commun et lisible par machine et les faire transférer à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité des données).

Dans certains cas, nous serons obligés de vous demander des informations plus spécifiques afin de confirmer votre identité et de garantir que votre droit d'accès à l'information (ou l'exercice de tout autre de vos droits) est correctement exercé. Nous prenons ces mesures pour nous assurer que vos informations personnelles ne seront pas transmises à une personne autre que vous-même ou à toute autre personne n'ayant pas le droit de la recevoir. Vous pouvez exercer vos droits en contactant notre coordinateur de la protection de la vie privée, Jonathan Goderis à l'adresse info@keypoint.be ou à l'adresse de l'entreprise :

Keypoint

À l'attention de Tijs Corneillie

Nieuwpoortsesteenweg 104 8470 Gistel Belgique

AUTORITÉ DE PROTECTION DES DONNÉES

Toute plainte ou commentaire peut être adressé à l'autorité de protection des données à l'adresse

suivante :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles http://gegevensbeschermingsaut...

Nécessaire

Statistiques