Dos­sier­be­heer voor gebouw­be­heer­ders (Vera)

De dossierbeheer module van 'Vera' is een handige tool waarbij gebouwbeheerders dossiers kunnen aanmaken, beheren & opvolgen. Zo kan u uw dagdagelijks beheer moeiteloos in goede banen leiden en genieten van optimale efficiëntiewinst.

Binnen deze module maken we een onderscheid tussen 2 verschillende type dossiers:

• Dossiers
• Verzekeringsdossiers

Dossiers

Als gebouwbeheerder bent u het centrale aanspreekpunt voor de gebouwen waar u verantwoordelijk voor bent, wat geregeld een grote toestroom van vragen en problemen met zich meebrengt. Als u deze opmerkingen niet meteen kan verwerken, gaat er vaak cruciale informatie verloren en kan u minder efficiënt te werk gaan.

Dankzij onze tool kan u snel en eenvoudig een dossier aanmaken, correct documenteren & toewijzen aan de correcte persoon (of personen) die het probleem in kwestie moet oplossen, aan de hand van bijhorende deadlines. Zo spaart u heel wat tijd uit tijdens het plannen en kan u eenvoudig prioriteiten stellen aan de hand van kleurencodes. Bovendien behoudt u steeds een goed overzicht over alle openstaande dossiers en beschikt de zaakvoerder over een centraal overzicht m.b.t. de efficiëntie van de beheerders en hun workload.

Dossiers kunnen op verschillende manieren aangemaakt worden:

• Manueel
• Semi-automatisch via e-mail (vereist: gekoppelde mailbox)
• Automatisch via QR-codes (vereist: QR-code uitbreiding)

Na aanmaak presenteert de applicatie alle informatie in het dossier op een duidelijke manier. Dit gebeurt aan de hand van een overzichtelijke tijdslijn met logboek, waar u alle ondernomen stappen, de gekoppelde documenten, de ontvangen/uitgestuurde berichten en de stand van zaken kan raadplegen. Op deze manier bent u steeds up-to-date en heeft u alle informatie bij de hand, waar u ook bent.

Tot slot garandeert de module ook een vlotte en overzichtelijke communicatie waarbij een persoonlijke aanpak centraal staat, wat resulteert in een groot voordeel voor u als gebouwbeheerder. Onder communicatie verstaan we trouwens interne én externe communicatie, via e-mail en sms. Daarnaast kan u per dossier ook gemakkelijk aangeven wie de betrokken partijen zijn en welke informatie voor wie zichtbaar mag zijn. Zo kan u in enkele clicks zorgen voor een volledig transparante communicatie met alle betrokkenen binnen uw dossier.

Verzekeringsdossiers

Gecentraliseerde, proactieve communicatie op een persoonlijke en digitale manier, met als doel partnerships te optimaliseren en serviceniveaus te verhogen: daar staat Vera voor!

Dankzij onze tool kunnen gebouwbeheerders aan de hand van een allesomvattend proces een verzekeringsdossier aanmaken, correct documenteren & toewijzen aan de correcte beheerder(s), waarbij de gebruiker finaal ook de mogelijkheid heeft om het verzekeringsdossier door te sturen naar de verzekeringstussenpersoon waarmee hij/zij samenwerkt op de software applicatie.

Een verzekeringsdossier stelt alle betrokken partijen in geval van schade in staat om efficiënter samen te werken en informatie real-time te delen. De software zorgt voor het realiseren van besparingen op de totale ‘cost of ownership’, ontzorging in geval van schade & de volledige digitalisatie voor alle partijen binnen deze cyclus.

Door de mogelijkheid aan te bieden dat alle betrokken partijen een dossier kunnen raadplegen, vermijdt u tal van overbodige vragen en kan u zelf proactief & geautomatiseerd de overige betrokken partijen informeren.

Vindt de gebouwbeheerder tot slot geen hersteller voor een bepaald schadegeval? Ontdek het herstelnetwerk van Keypoint (www.herstelinnatura.be) en wordt volledig ontzorgd! Via onze actieve sturing zorgen wij voor verkorte doorlooptijden, correcte prijzen & een hoogstaande kwaliteit. Als betrokken partij kan u dankzij de oplossing ook steeds real-time de status van de herstelling opvolgen.

Wenst u meer informatie of een demonstratie van de software?

Contacteer ons voor meer info via sales@keypoint.be of vraag een demo aan via de knop 'Gratis demonstratie' op de website!