Pri­va­cy policy

1. WIE WE ZIJN

Wij zijn Keypoint met adres Nieuwpoortsesteenweg 104 8470 Gistel Belgium en met ondernemingsnummer 0674.440.604.

Wij hechten belang aan jouw privacy en telkens wanneer we jouw persoonsgegevens behandelen doen we dit in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR (General Data Protection Regulation) en de nationale wetten die handelen over het verwerken van persoonlijke gegevens.

De privacywetgeving verplicht ons om de informatie die we in deze privacyverklaring meedelen voor jou toegankelijk te maken. Deze privacyverklaring verduidelijkt welke maatregelen we nemen om jouw privacy te beschermen wanneer jij onze diensten of producten gebruikt en welke rechten jij hebt.

Wanneer we jouw persoonsgegevens verwerken zijn wij in de meeste gevallen de “verwerkingsverantwoordelijke”. Dit betekent dat wij het doel van en de middelen voor de verwerking bepalen.

Door onze diensten en/of producten aan te schaffen geef je aan ermee akkoord te gaan dat we sommige persoonlijke gegevens over jou verzamelen en verwerken in overeenstemming met het doel beschreven in onze privacyverklaring. We nodigen je uit om deze verklaring aandachtig te lezen.

Tijs Corneillie is onze privacy coördinator die je kan bereiken via info@keypoint.be voor alle vragen die je zou hebben of om je rechten uit te oefenen. Het is mogelijk dat deze verklaring in de toekomst nog aangepast wordt. We vragen je dan ook om de privacyverklaring op regelmatige basis opnieuw te lezen.

2. HET VERWERKEN VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

Persoonlijke data of persoonsgegevens betekent alle informatie over een individu die kan toelaten om die persoon te identificeren. Het gaat hier niet om gegevens waar de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). Wij proberen zo weinig mogelijk persoonlijke gegevens te verzamelen om onze doelen te bereiken.

We houden ons aan de databeschermingswetten die vereisen dat de persoonsgegevens die we over jou verwerken :

• Enkel worden verzameld voor geldige doeleinden waarover we je hebben geïnformeerd.
• Op een rechtmatige, eerlijke en transparante wijze worden gebruikt en dus worden gebruikt op een manier die toereikend is, ter zake dienend is, en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
• Accuraat zijn en zo nodig worden geactualiseerd, niet langer worden bijgehouden als nodig is
  voor de doeleinden waarover we je verteld hebben en veilig worden behandeld.

Het is mogelijk dat wij bepaalde informatie aan jou vragen om het voor jou mogelijk te maken om onze goederen of diensten aan te kopen of te gebruiken. Als je vragen hebt, aarzel niet om onze privacy-coördinator te contacteren.

Meer in het bijzonder zullen we sommige of alle van de volgende data-elementen verzamelen :

• Adres
• Betalingsoverzicht, klantenrekening
• Datum & tijd
• Elektronische identificatiegegevens
• Emailadres
• Enquete gegevens
• Essentiele cookies
• Foto's / beelden
• Handtekening
• Inhoud van correspondentie
• Klantendossier
• Ligging van het onroerend goed
• Naam van de klant
• Nummer verzekeringspolis
• Omstandigheden van de claim / zaak
• Taal of talen
• Telefoonnummer
• Toestemming
• Verzekeringsgegevens

Wij rekenen erop dat jij ons correcte gegevens bezorgt. Laat ons weten wanneer gegevens veranderen, zodat wij alle gegevens actueel kunnen houden.
De verwerking van gegevens moet ons toelaten om onze diensten en producten te leveren, om onze diensten en producten die voor jou beschikbaar zijn continu te verbeteren en om ze aan te passen aan jouw noden. Meer in het bijzonder verrichten we de volgende verwerkingen :

• Klantenafspraken

Beschrijving: Registratie van klantenafspraken op papier of op computer
Doel: Beheer van de beschikbaarheid / kalender
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of
verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data items: Naam van de klant, Datum & tijd, Emailadres, Adres, Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Client dossier opmaak en behandeling

Beschrijving: Opmaak van een cliëntendossier en de behandeling ervan.
Doel: Leveren van de diensten aan de cliënt
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging van het contract, bewaring gedurende de wettelijke periode
en / of periode relevant voor gerechtelijke stappen
Data items: Taal of talen, Verzekeringsgegevens, Foto's / beelden, Naam van de klant,
Omstandigheden van de claim / zaak, Klantendossier, Datum & tijd, Inhoud van correspondentie,
Ligging van het onroerend goed, Handtekening, Enquete gegevens, Nummer verzekeringspolis,
Emailadres, Adres, Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Klanten ondersteuning

Beschrijving: Ontvangen en behandelen van vragen en klachten van klanten
Doel: Zorgen voor probleemoplossing en optimale bedrijsvoering
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of
verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data items: Taal of talen, Verzekeringsgegevens, Foto's / beelden, Naam van de klant,
Omstandigheden van de claim / zaak, Klantendossier, Datum & tijd, Inhoud van correspondentie,
Ligging van het onroerend goed, Handtekening, Enquete gegevens, Nummer verzekeringspolis,
Emailadres, Adres, Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Levering van goederen en/of diensten

Beschrijving: Verkoop en/of levering van goederen of diensten aan klanten
Doel: Zorgen voor correcte levering van goederen een/of diensten, mogelijk maken van track &
trace en feedback
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging van het contract, bewaring gedurende de wettelijke periode
en / of periode relevant voor gerechtelijke stappen
Data items: Naam van de klant, Omstandigheden van de claim / zaak, Emailadres, Adres,
Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Communicatie met klanten

Beschrijving: Communicatie met klanten op papier of in elektronische vorm
Doel: Zorgen voor goede dienstverlening aan de klant
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of
verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data items: Verzekeringsgegevens, Naam van de klant, Inhoud van correspondentie, Emailadres,
Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Klanten facturatie en boekhouding

Beschrijving: Berekening van het verschuldigde ereloon of vergoeding, verzorgen van facturatie
en verkrijgen van betaling
Doel: Zorgen voor correcte betaling
Rechtsgrond: Contract
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of
verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data items: Naam van de klant, Betalingsoverzicht, klantenrekening, Adres
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Bedrijfswebsite

Beschrijving: Bedrijfswebsite die kan bezocht worden door cliënten, prospecten en allerhande
derden
Doel: Cliënten en prospecten informeren
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of
verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data items: Taal of talen, Verzekeringsgegevens, Foto's / beelden, Elektronische
identificatiegegevens, Essentiele cookies, Naam van de klant, Omstandigheden van de claim /
zaak, Klantendossier, Datum & tijd, Inhoud van correspondentie, Ligging van het onroerend goed,
Handtekening, Enquete gegevens, Nummer verzekeringspolis, Emailadres, Adres,
Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Klanten prospectie

Beschrijving: Beheer van informatie rond prospecten
Doel: Om goederen en diensten aan potentiële klanten te communiceren
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Bewaringstermijn: Alle prospects die niet zijn geconverteerd naar klanten, worden na 2 jaar
verwijderd
Data items: Naam van de klant
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Nieuwsbrief / promotie

Beschrijving: Cliënten op de hoogte houden van wat het bedrijf te bieden heeft
Doel: Zolang de gebruiker ingeschreven blijft op de nieuwsbrief
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Bewaringstermijn: Vanaf beëindiging contract, bewaring gedurende de verjaringstermijn en / of
verjaringstermijnen relevant voor juridische actie
Data items: Naam van de klant, Toestemming, Emailadres
Data wordt verwerkt binnen de EU

Bij deze verwerkingen zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Als jij voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, dan heb je steeds het recht om deze toestemming in te trekken.
Als je niet wil dat jouw gegevens worden verwerkt, contacteer ons dan zodat we samen kunnen
evalueren of een contractuele relatie tussen ons mogelijk is en of het voor jou mogelijk is om onze
goederen en/of diensten te blijven gebruiken.
Wij behandelen ook gegevens van leveranciers. Wanneer we gegevens verzamelen, verwerken en
opslaan over onze leveranciers, willen we ervoor zorgen dat we alleen gegevens verzamelen, verwerken en opslaan die we echt nodig hebben en die we op deze manier mogen verwerken. In onze omgang met onze leveranciers verzamelen, verwerken en bewaren we doorgaans de naam, het werk emailadres en het werktelefoonnummer van de persoon / personen die met ons communiceren. Ook verzamelen, verwerken en bewaren we het btw-nummer van onze leveranciers. Als we voertuigen van onze leveranciers voorzien van parking of toelaten op ons terrein, dan kunnen we het kentekennummer en tijdsgegevens van het bezoek verzamelen, verwerken en opslaan indien dit nodig is voor redenen van organisatie of veiligheid. De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst. Wij hanteren veiligheidsmaatregelen die functioneel en technisch in overeenstemming zijn met beste standaarden in de sector. Wij bewaren de gegevens gedurende de verjaringstermijn en / of verjaringstermijnen relevant voor juridische actie.

3. HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS IN JOUW OPDRACHT

De specifieke aard van onze relatie maakt het weinig waarschijnlijk dat jij ons persoonsgegevens van anderen zal laten verwerken. In het uitzonderlijke geval dat dit toch voorkomt, zijn wij de verwerker en ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zullen dan jouw instructies voor de verwerking, mogelijke onderaanneming, het lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst en de mogelijke doorgifte van gegevens uitvoeren. Wij zullen dan ook de nodige veiligheidsmaatregelen nemen en je bijstaan in het nakomen van je verplichtingen in het kader van de GDPR.

4. HET DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

Het is mogelijk dat wij met derde partijen moeten werken om bepaalde diensten of producten te
kunnen leveren zoals IT partners, verzekerings partners, accountancy partners, juridische adviseurs. Meer in het bijzonder behouden wij ons het recht voor om jouw persoonlijke gegevens met deze partners te delen :

• Onderhoud en herstelling

Doel: Uitvoeren van de overeenkomst met de klant
Rechtsgrond: Contract
Data items: Naam van de klant, Emailadres, Telefoonnummer, Verzekeringsgegevens, Foto's /
beelden, Adres, Datum & tijd, Ligging van het onroerend goed, Omstandigheden van de claim /
zaak
Data wordt verwerkt binnen de EU
(Contacteer ons voor meer info) ontvangt de data

• Business Management - Software

Doel: Ter goed beheer van de zaak
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de werknemer, Naam van de klant, Klantendossier, Emailadres
Data wordt verwerkt binnen de EU
Microsoft Ireland Operations Limited ontvangt de data

• Business Management - Software

Doel: Ter goed beheer van de zaak
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de werknemer, Naam van de klant, Klantendossier, BTW nummer,
Emailadres, Adres
Data wordt verwerkt binnen de EU
Teamleader NV ontvangt de data

• Chat & Help support partner

Doel: Om professionele chat en ondersteuning te bieden
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Elektronische identificatiegegevens, Derde partij cookies, Inhoud van
correspondentie
Data wordt verwerkt binnen de EU
Freshworks Technologies BV ontvangt de data

• SMS Distribution Service

Doel: To send out SMS notifications
Rechtsgrond: Wettelijke Verplichting
Data items: Inhoud van correspondentie, Telefoonnummer
Data wordt verwerkt binnen de EU
Spryng BV ontvangt de data

• Juridische ondersteuning

Doel: Zorgen voor juridisch advies en bijstand
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de klant, Omstandigheden van de claim / zaak
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Website analytics en bezoekersstatistieken via partner

Doel: Meten en analyseren van website effectiviteit
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Elektronische identificatiegegevens, Elektronische lokalisatiegegevens, Derde partij
cookies, Datum & tijd, Performantie cookies
Data wordt verwerkt buiten de EU
Google Ireland Limited ontvangt de data

• HR Management platform

Doel: HR ondersteuning
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de werknemer, Geboortedatum / Leeftijd, Geboorteplaats, Bankrekening,
Loon- en remuneratiegegevens, Opleidingsgraad / diploma's, Verlof / vakantiedagen, Huwelijkse
staat, Gender, Samenstelling gezin, Burgerschapsnummer, rijksregisternummer…, Naam van de
betrokken partij, Bedrijfsfunctie, Emailadres, Adres
Data wordt verwerkt binnen de EU
Officient.io ontvangt de data

• Lonen en remuneratie werknemers

Doel: Zorgen voor de correcte verloning of remuneratie van alle stakeholders van het bedrijf
Rechtsgrond: Wettelijke Verplichting
Data items: Bankrekening, Naam van de werknemer, Aanwezigheid op het werk, Thuisadres,
Datum in dienst, Huwelijkse staat, Dagen ziekteverzuim, Loon- en remuneratiegegevens,
Geboortedatum / Leeftijd, Verlof / vakantiedagen
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Online Learning Platform

Doel: Support Learning goals
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de werknemer, Naam van de betrokken partij, Profiel voorkeuren,
Emailadres
Data wordt verwerkt buiten de EU

• Boekhouding

Doel: Zorgen voor een correcte boekhouding en/of correcte belastingaangifte en BTW-aangifte
Rechtsgrond: Wettelijke Verplichting
Data items: Naam van de werknemer, Thuisadres, Naam van de klant, Naam van de betrokken
partij, BTW nummer, Betalingsoverzicht, klantenrekening, Bedrijfsadres
Data wordt verwerkt binnen de EU

• Sociale media - Linkedin

Doel: Promotie van het bedrijf en diensten
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de werknemer, Foto's / beelden, Elektronische identificatiegegevens,
Elektronische lokalisatiegegevens, Datum & tijd
Data wordt verwerkt buiten de EU
LinkedIn Ireland Unlimited Company ontvangt de data

• Sociale media - Facebook / Instagram

Doel: Promotie van het bedrijf en diensten
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Foto's / beelden, Elektronische identificatiegegevens, Elektronische
lokalisatiegegevens, Datum & tijd
Data wordt verwerkt buiten de EU
META PLATFORMS IRELAND LIMITED (ex-Facebook) ontvangt de data

• Sociale media - Twitter

Doel: Promotie van het bedrijf en diensten
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Elektronische identificatiegegevens, Elektronische lokalisatiegegevens, Datum & tijd,
Username
Data wordt verwerkt buiten de EU
Twitter International Company ontvangt de data

• Survey / Enquete Software

Doel: Online bevraging
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de klant, Inhoud van correspondentie, Emailadres
Data wordt verwerkt buiten de EU
Google Ireland Limited ontvangt de data

• Marketing platform - Mailchimp

Doel: Promotie van het bedrijf en diensten
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd Belang
Data items: Naam van de klant, Derde partij cookies, Emailadres
Data wordt verwerkt buiten de EU
The Rocket Science Group LLC (Mailchimp) ontvangt de data

Deze derde partijen zullen doorgaans optreden als gegevensverwerker. Houd er rekening mee dat
sociale mediaplatformen, handelsplatformen en permanente verkooppartners vaak worden beschouwd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Als je deelneemt aan een online gesprek, vergadering, conferentie,... weet dan dat alle gegevens die je deelt, zichtbaar en/of hoorbaar zijn voor de andere deelnemers. Houd hier rekening mee voordat je jouw persoonlijke gegevens, video, audio of andere gegevens deelt.
Wanneer je je verzet tegen het delen van je data, vragen we je om contact met ons op te nemen zodat we samen kunnen evalueren of een contractuele relatie tussen ons mogelijk is en of je verder van onze diensten en/of goederen kan gebruik blijven maken.
Houd er rekening mee dat we wettelijk verplicht kunnen zijn om bepaalde gegevens te verwerken en mogelijks door te geven aan de relevante autoriteiten. Aangezien dit een wettelijke verplichting is, kan je geen bezwaar maken tegen deze overdracht.

5. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Wij willen jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk bewaren en hebben veiligheidsprocedures opgezet om verlies, misbruik of verandering van deze persoonlijke gegevens te vermijden. Deze procedures zijn functioneel en technisch in overeenstemming met de beste standaarden in de sector.

6. WEBSITE EN COOKIES

Wanneer je onze website bezoekt kunnen er cookies op jouw computer bewaard worden. Ze helpen om het bezoek van de website makkelijk te maken en jouw ervaring te verbeteren. Wanneer je onze website bezoekt zal je informatie krijgen over de cookies die we gebruiken en zullen we je vragen om daarvoor toestemming te geven. Elke keer dat je onze website bezoekt zal de webserver ook automatisch het IP-adres en/of je domeinnaam verwerken.

Het is mogelijk dat wij links publiceren naar websites die eigendom zijn van anderen en die door deze anderen worden beheerd. Als je op zo’n link klikt zal je naar een andere website navigeren. Zorg er steeds voor dat je de privacyverklaring van deze andere website leest en begrijpt, aangezien die kan verschillen van onze privacyverklaring. Als je je niet zeker voelt, of niet akkoord kan gaan met de privacyverklaring, raden we je aan om de betrokken website onmiddellijk te verlaten.

7. SOCIALE MEDIA

Als je de sociale media functies zoals bijv. “like-” of “share-”knop die mogelijk op onze website staat gebruikt, of als je onze sociale mediapagina bezoekt, weet dan dat je persoonsgegevens door het sociaal mediaplatform zullen verwerkt worden. Bij deze verwerking beschouwt de Europese regulator ons en het sociaal mediaplatform beiden als gezamenlijke gegevensverwerkingsverantwoordelijken, wat betekent dat wij gezamenlijk bepalen waarom en hoe jouw persoonlijke data wordt verwerkt. Hoe wij jouw persoonlijke data verwerken, vind je terug in deze privacyverklaring. Informatie over de verwerking door het betrokken sociaal mediaplatform, kan je terugvinden in hun privacyverklaring. We vragen je om de privacyverklaring van het sociaal mediaplatform goed te lezen vooraleer je de sociale media-items op onze pagina of onze pagina op het sociaal mediaplatform bezoekt.

Als we een evenement houden zoals een netwerk evenement, openingsevenement, première etc.,
kunnen er fotografen of videografen aanwezig zijn. De foto's en video's die ze maken zijn bedoeld om te worden gebruikt in marketingmateriaal en / of gepubliceerd te worden op onze sociale
mediapagina's. Wanneer je niet het hoofdonderwerp van deze materialen bent, is de richtlijn van de gegevensbeschermingsautoriteit dat je expliciete toestemming in kader van GDPR niet is vereist. Mocht je je echter verzetten tegen het gebruik van materialen waarop je bent afgebeeld, laat het ons dan weten.

8. JE RECHTEN UITOEFENEN
Conform de General Data Protection Regulation (GDPR) / Algemene Verordening Gegevens-
bescherming (AVG) heb je het recht om :

• Toegang te vragen tot jouw persoonsgegevens (het recht van inzage van de betrokkene). Dit laat je toe om een kopie van de persoonsgegevens die we over jou bijhouden te ontvangen.
• Verbetering te vragen van de persoonsgegevens die we over jou bijhouden. Dit laat je toe om onvolledige of onjuiste informatie die we over je bijhouden te verbeteren.
• De wissing van je persoonsgegevens te vragen. Dit laat je toe om ons te vragen al je
  persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen geldige reden is om deze nog verder bij te
  houden. Je hebt ook het recht om ons te vragen je persoonsgegevens te verwijderen wanneer jij gebruik hebt gemaakt van je recht om je te verzetten tegen een bepaalde verwerking (zie
  hieronder).
• Je te verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens wanneer wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde partij) en je omwille van je bijzondere situatie je wil verzetten tegen de verwerking op deze basis. Je hebt ook het recht om je te verzetten wanneer we je persoonsgegevens verwerken voor doeleinden van directe marketing.
• De beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit stelt jou in staat om ons te vragen de verwerking van je persoonsgegevens op te schorten, bv. wanneer je vragen hebt over de accuraatheid van de gegevens of de reden van de verwerking.
• Op elk moment je toestemming voor een verwerking in te trekken.
• Niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd
  besluit.
• Je gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen (het recht op gegevensoverdraagbaarheid).
  
  

In sommige gevallen zullen we genoodzaakt zijn om aan jou meer bijzondere informatie te vragen
zodat we jouw identiteit kunnen bevestigen en ervoor kunnen zorgen dat jouw recht op toegang tot
informatie (of de uitoefening van gelijk welk ander van jouw rechten) correct wordt uitgeoefend. We nemen deze maatregel om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke informatie niet wordt vrijgegeven aan een andere persoon dan jezelf of aan enige andere persoon die geen recht heeft om dit te ontvangen. Je kan je rechten uitoefenen door onze privacy-coördinator Jonathan Goderis te contacteren via info@keypoint.be of via het adres van het bedrijf :

Keypoint
T.a.v. Tijs Corneillie
Nieuwpoortsesteenweg 104 8470 Gistel Belgium

9. GEGEVENSBESCHERMINGS AUTORITEIT

Elke klacht of commentaar kan je richten aan de gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende
adres :
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel http://gegevensbeschermingsaut...