Patch notes — Week 22/07/2024 (2.14.0)

Vera

• Verbeterde integratie voor de mailbox, achterliggend hebben we heel wat verbeteringen aangebracht om jullie een betere en snellere beleving te bezorgen v.w.b. de mailbox. Volgende verbeteringen zijn live:
  • Het laden van de mailbox is tot 3x sneller
  • Mails versturen sneller
  • Mails linken sneller aan een dossier
  • Mails worden sneller door de Keypoint scanner opgenomen

Om de nieuwe integratie te activeren dient iedereen zijn mailbox opnieuw te koppelen met Vera. Volg deze handleiding: https://keypoint-support.freshdesk.com/a/solutions/articles/103000269941. Indien er nog vragen zijn gelieve onze helpdesk te contacteren: itrequest@keypoint.be.

• Tijdens het versturen van e-mails comprimeren we nu standaard de bestanden. Naast het onderwerp van de e-mail zal je nu een nieuw logo zien staan van een document. De optie om bestanden te comprimeren staat standaard aan maar kan makkelijk worden uitgeschakeld. Afhankelijk van hoe geoptimaliseerd je bestand reeds is kan het comprimeren toch heel wat verschil maken.

• Het boeken van meterstanden is nu functioneel. Naast het opslaan van meterstanden beschikt Vera nu ook over het boeken van meterstanden. Dit zal het scherm openen om een diverse boeking te maken maar alle noodzakelijke gegevens zoals boekhoudkundig rekeningnummer en individuele klantenrekeningen zullen al automatisch ingevuld zijn. Na het boeken is de diverse boeking zichtbaar in de kaart “Boekingen” onder financieel tabblad.

• Versturen van bulk communicatie uit een VME. De knop “E-mail versturen” is vervangen door de knop “Communicatie versturen”. Deze functionaliteit laat niet alleen het versturen van e-mails toe maar ook van brieven en aangetekende brieven. Van alle communicatie onder deze knop maken we ook een batch aan onder “Mailings”. Versturen van communicatie in deze functionaliteit kan ook volgens communicatievoorkeuren.

• Vera mobile heeft nu ook pushmeldingen beschikbaar. Pushmeldingen kunnen geactiveerd worden onder teaminstellingen, tab “Gebouwportaal”. Van volgende handelingen kunnen pushmeldingen verzonden worden naar de mede-eigenaars.

• • Nieuwe vergadering aangemaakt
  • Wachtrij van de vergadering geopend
  • Nieuw document op VME opgeladen
  • Nieuw document op gebouw opgeladen
  • Nieuw document op wooneenheid opgeladen
  • Nieuw persoonlijk document opgeladen
  • Nieuw dossier aangemaakt
  • Dossier geaccepteerd
  • Bericht van de dag toegevoegd
  • Nieuwe betaaluitnodiging voor provisies beschikbaar

De instellingen onder teaminstellingen zijn standaard maar per handeling kan er wel afgeweken worden.

• Vera introduceert nu ook “Assets”. Assets kunnen jullie gebruiken om alle (technische) informatie van een gebouw bij te houden en te groeperen. In teaminstellingen kunnen alle nodige templates worden aangemaakt om dan per gebouw ingevuld te worden. Jullie kunnen de assets volledig zelf vormgeven en zelf ook de invoer bepalen. Aangemaakte assets zijn ook beschikbaar in de tags van e-mailtemplates om zo gemakkelijk te kunnen versturen per mail of per brief.

• Nieuw rapport beschikbaar: “Overzicht per verdeelsleutel”. Dit rapport zal alle kosten gemaakt per verdeelsleutel en per wooneenheid oplijsten.

• Het document om provisies op te vragen heeft een kleine verbetering gekregen. De opvragingen staan nu mooi in een tabel, overzichtelijk voor de mede-eigenaar. Per gekozen verdeelsleutel kan er nu ook een beschijving toegekend worden om af te beelden op de opvraging.

• BELANGRIJK: toevoegingen aan het ingeven van openingsbalansen en configureren van type provisies.
  • Aan diverse boekingen kunnen nu verdeelsleutels hangen. Dit wil zeggen dat tijdens het ingeven van een openingsbalans het aandeel in reservekapitaal en vast werkkapitaal (waarborgfonds) direct toegewezen kan worden aan de hand van een verdeelsleutel.
  • In het rekeningstelsel van een VME kan een boekhoudkundig rekeningnummer nu aangeduid worden als werkkapitaal, reservekapitaal of vast werkkapitaal. De configuratie van deze rekeningen zal heel belangrijk zijn voor Vera om te weten welk rekeningnummer gebruikt moet worden voor het verdelen van reservekapitaal en vast werkkapitaal. Indien dit niet correct is zal Vera de verdeling niet kunnen maken.
  • Om dit correct te configureren: open VME-beheer, ga naar de kaart “Rekeningstelsel” en kies voor bewerken. In de sidebar staat er een nieuwe selector voor “Type”. Hier kan je het correcte type provisie linken.

• Het toevoegen van integraties in teaminstellingen is in een nieuw jasje gestoken.

• Duidelijkere weergave en uitbreiding van alle opgevraagde provisies.
  • Het weergeven van de boekhoudkundige status
  • Het weergeven van de status “Verzonden” als alle communicatie succesvol verzonden is via “Mailings”
  • Elke opgevraagde provisie kan nu ook apart bekeken worden om de verdeling per wooneenheid en mede-eigenaar te kunnen raadplegen.

• Per mede-eigenaar kunnen nu meerdere e-mailaddressen toegevoegd worden per context. Vera voorziet een e-mailadres voor de context meetings en financieel. Zo kan een mede-eigenaar beslissen om alle communicatie omtrent meetings te ontvangen op een ander e-mailadres dan voor de communicatie voor financiële zaken.

• Vera voorziet nu het opvragen van negatieve provisies, zo kunnen jullie afname van reservekapitaal en vast werkkapitaal correct registeren.

• Opgevraagde provisies kunnen nu verwijderd worden uit Vera. Hou rekening met het volgende indien u kiest om provisies te verwijderen:
  • Vera zal het bedrag van alle gerelateerde boekingen in de boekhouding op 0 zetten (het volgnummer blijft wel bestaan).
  • De openstaande betaaluitnodigingen zullen verwijderd worden uit het debiteurenbeheer.
  • Indien de communicatie voor de opvraging al verzonden is, vergeet uw mede-eigenaars niet op de hoogte te brengen.

• Er is een nieuwe kolom beschikbaar in de import voor gebouwen “Stad”. Indien er een waarde is ingevuld in deze kolom zal Vera de gekozen waarde gebruiken, indien deze waarde leeg is zal het systeem automatisch de eerste stad kiezen die gelinkt kan worden aan de postcode.

• Er kan nu ook gekozen worden om een individuele verdeling aan te maken tijdens het valideren van aankoopfacturen of opvragen van provisies op basis van bedrag in plaats van percentage.

Quality of life:

• Tijdens het importeren van contacten en bedrijven kunnen nu meerdere communicatievoorkeuren gekozen worden door gebruik te maken van “ ; “.
• Het boeken van provisies en aankoopfacturen is ingekort naar elke 5m.
• Het toevoegen van een kolom + filter op VME in mailings.
• Het toevoegen van een filter op VME in debiteurenbeheer.
• Versturen van uitnodigingen voor vergaderingen kan nu door alle teamleaden gedaan worden.
• Het afbeelden van de beschrijving in het model om afpuntingen te verrichten.
• Tijdens het afpunten op provisies worden enkel de relaties afgebeeld die gelinkt zijn aan de VME.
• Het maken van een boekingsregel zal nu ook de gelinkte verdeelsleutel automatisch invullen.
• In boekingsregels kan er nu ook een BTW % gekozen worden om automatisch te hanteren tijdens het valideren van een aankoopfactuur.
• Indien er meerdere periodes aanwezig zijn in een boekjaar zal tijdens het valideren van een aankoopfactuur automatisch de actieve periode ingevuld worden.
• De dropdown om een boekhoudkundig rekeningnummer te linken aan een aankoopfactuur / boekingslijn is in een nieuw jasje gestoken. Zo zien we nu altijd de volledige beschrijving.
• Het opmaken van het volmachtdocument zal nu ook automatisch de naam invullen van de mede-eigenaar.
• De software voor stembakjes kunnen we nu via de support pagina downloaden.
• Het toevoegen van een standaard boekhoudkundige rekening: 599999 “CODA wachtrekening”.
• Toevoegen van een tag “Portaalcode” tijdens het versturen van communicatie op een VME.

Bugfixes:

• Dagboeken uit Octopus kunnen nu gelinkt worden in Vera, ook zonder financiële dagboeken.
• Geboekte facturen kunnen opnieuw gewijzigd worden van verdeelsleutel en BTW %.
• Na het beëindigen van een vergadering zal het registratiescherm automatisch updaten naar de pagina om het verslag te kunnen tekenen.
• In mailings kiezen voor het direct versturen van een batch is terug functioneel.
• Beheerders kunnen terug gelinkt worden aan verantwoordelijkheden op een VME.
• Het aantal verdiepingen op een gebouw wordt nu correct weergegeven.
• De export voor bewegingen van mede-eigenaars is terug functioneel.
• Het is opnieuw mogelijk om provisies op te vragen aan de hand van een budget.